On met parfois la main sur des outils d’organisation qui nous paraissent très bons sur le papier, mais qu’on a laissés tomber parce qu’ils nous ont paru trop compliqués à l’usage. Et si on jetait un petit coup d’oeil aux grands classiques de l’organisation, mais en mettant les points sur les “i” pour être sûrs qu’ils nous servent réellement ?

Dans cette catégorie, l’incontournable to-do list a ses adeptes mais peut aussi se transformer en véritable liste sans fin. J’ai pas mal affiné mon utilisation de la “to-do” (oui, je m’éclate dans la vie, si c’était votre question ^^), je vous propose donc 10 moyens de la mettre au service de vos besoins !

Une to-do list ? Oui, mais …

Si votre to-do list est bien faite et que vous la consultez régulièrement, c’est votre meilleur système d’organisation. C’est la plus simple et la plus accessible, puisque dans l’absolu vous n’avez besoin que d’un papier et d’un stylo. Elle vous permet de décharger le contenu de votre tête pour vous libérer l’esprit, et retrouver de l’espace mental pour des choses plus importantes. La to-do list est aussi une garantie de ne pas oublier ce qu’on a à faire, elle offre donc une belle tranquillité d’esprit. En bref, elle est simple mais complète. Que demande le peuple ?

Mais attention aux pièges. Trop longue elle n’est pas efficace car vous risquez de vous disperser sur des choses sans grande importance ; elle peut aussi devenir intimidante voire paralysante. Si elle n’est pas assez réaliste par rapport au temps dont vous disposez, le processus devient vite frustrant. Attention également à ne pas y passer des heures, on est là pour être efficace, pas pour trouver une bonne excuse pour procrastiner en ayant l’impression de s’organiser (ça sent le vécu ;) ).

Comment avoir une to-do list efficace ? Les 10 commandements

Oyez, oyez, voici mes 10 commandements pour bien utiliser la to-do list ! Je parie que vous en trouverez au moins une que vous n’avez jamais pensé à utiliser :)

Les gros objectifs en petits pas, tu décomposeras : Ça ne sert à rien d’avoir “apprendre l’anglais” sur sa to-do list. Ce n’est ni une action que vous pouvez réaliser en un seul bloc de temps (une journée, une heure), ni même une action concrète. Préférez formuler chaque item comme une action directement réalisable. Dans notre exemple, “Utiliser mon application pour apprendre l’anglais à la pause déj”.
Par ordre de priorité, tu ordonneras : Toutes vos tâches n’ont sûrement pas la même “valeur”. Alors notez la plus importante et/ou urgente tout en haut, et descendez ensuite par ordre de priorité.
A chaque tâche un temps donné, tu attribueras : Estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche permet de rester réaliste dans la planification de la journée. Vous pouvez noter “Remplir le tableau pour le dossier Dupond - 15 min”, ou encore utiliser un code couleur (si vous aimez les choses visuelles comme moi).
Ta to-do list, tu défricheras : Si un item reste longtemps dans la to-do list, il faut revoir son importance (il m’est arrivé de virer des trucs de ma liste parce qu’au bout de 3 mois à les faire passer après des items plus importants et urgents, ce n’était plus pertinent de les réaliser). On peut aussi s’apercevoir que certaines tâches ne sont pas de notre ressort, et les déléguer à la personne responsable (dans le cadre du travail) ou à un membre de la famille qui est tout aussi capable que vous de s’en charger (dans le cas des corvées ménagères et autres travaux domestiques).
Le bon outil, tu choisiras : Êtes-vous plutôt papier ou électronique ? Papier brouillon, post-it, applications, notes sur le téléphone ou le bureau d'ordinateur, gestionnaire de tâches de la messagerie, carnet, bullet journal... Les possibilités ne manquent pas. En fait, je crois qu’il faut tester un peu de tout pour le savoir. Faites simplement attention à n’utiliser qu’un outil à la fois, sinon vous allez vous disperser.
La veille au soir, tu planifieras : Je trouve qu’il n’y a rien de pire pour casser le rythme, que de commencer sa journée de travail par se demander ce qu’on a à faire. Autant profiter de la belle énergie du début de journée pour s’attaquer à ses tâches, et planifier la journée du lendemain quand on est moins efficace, en fin de journée.
Une récompense pour ton travail, tu prévoiras : La to-do list, c’est aussi une question de motivation. Vous pouvez avoir suivi tous les conseils pour constituer une to-do list efficace, ce qui compte, c’est sa réalisation. Vous vous connaissez, vous savez ce qui vous ferait plaisir une fois le travail accompli : décidez que vous vous accorderez cette faveur lorsque vous aurez accompli tant de tâches sur votre liste.
Bienveillant avec toi-même, tu resteras : Lorsqu’on fait une to-to list, et surtout au début quand on n’en a pas l’habitude, c’est facile de faire une liste à rallonge et de mal estimer le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Soyez gentil avec vous-même, félicitez-vous pour le travail déjà accompli, Vous avez fait de votre mieux et la journée a été bien remplie ? Bravo, vous pouvez déplacer les items non réalisés au lendemain sans scrupules.
Les distractions, tu éviteras : s’il vous vient l’envie de checker vos mails ou d’envoyer un sms à votre conjoint en plein milieu d’une tâche, gardez cette pensée pour plus tard. Quand vous aurez fini la tâche en cours (ou quand le chrono sera écoulé si vous utilisez la méthode Pomodoro que je vous recommandais dans mon article sur 5 méthodes pour se concentrer sur ses priorités), accordez-vous un moment de pause et profitez-en pour faire toutes les petites choses qui essayaient de vous déconcentrer. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez repartir sur une nouvelle tâche.
La difficulté des tâches, tu alterneras : Non seulement votre cerveau a besoin de pauses (cf. les commandements 7 et 9), mais il faut aussi savoir planifier ses tâches en fonction de ses niveaux d’énergie : pas la peine d’en espérer beaucoup à 12h30, quand votre estomac gronde d’impatience à l’idée d’aller à la cantine dans 10 minutes. Prévoyez dans votre liste des tâches plus faciles, courtes ou ne demandant pas beaucoup de concentration, pour vous couper des plus gros projets.

A vous de jouer !

Et voilà, vous êtes des pros de la to-do list ! C’était un petit peu intense alors si vous voulez commencer mollo pour ne pas trop bouleverser vos habitudes, choisissez 1 à 3 des commandements à mettre en place dès maintenant !

Toutes ces astuces, je les ai accumulées au fil du temps et de mes essais. Et vous, quelle est l’astuce que vous retenez après votre lecture ? Quelle est l’astuce que vous ajouteriez à cette liste ?

A bientôt, et n’oubliez pas de profiter !